Πως ακριβώς μπορείτε να οργανώσετε τα email σας για να μην βρίσκονται όλα στο inbox σας! Δείτε παρακάτω αναλυτικά τι μπορείτε να κάνετε.

Γιατί πρέπει να αρχειοθετήσετε τα email σας

Όταν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες email στα εισερχόμενά σας, είναι πολύ εύκολο να μπερδευτείτε. Είναι πολύ πιο δύσκολο να βρείτε συγκεκριμένα email, ο mail client σας γίνεται πιο αργός (ακόμα κι αν έχετε πρόσβαση στο email σας μέσω προγράμματος περιήγησης όπως το Gmail) και μπορεί να εξαντληθεί ο αποθηκευτικός σας χώρος – εάν χρησιμοποιείτε το Outlook ή το Apple Mail στο τηλέφωνό σας.

Η ουσία: Δεν έχει νόημα να διατηρείτε όλα τα email σας στα εισερχόμενά σας και πολλούς λόγους να μην το κάνετε.

Πού πρέπει να αρχειοθετήσετε τα email σας

Τα email σας θα πρέπει να μεταβούν σε ένα φάκελο Archive. Δεν πρέπει να μπαίνουν σε έναν από τους εκατοντάδες οργανωμένους φακέλους αλλά πρέπει να μεταβούν σε έναν φάκελο Archive.

Πώς να αρχειοθετήσετε μαζικά τα email σας

Πιθανότατα φαίνεται προφανές ότι για να αρχειοθετήσετε τα email σας, απλά πρέπει να τα μεταφέρετε στο φάκελο “Archive” και έχετε δίκιο. Αλλά αν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες email στα εισερχόμενά σας, τότε η μετακίνηση τους πραγματικά φαίνεται χαωτική. Ιδανικά, πρέπει να βρείτε έναν τρόπο να τα μετακινήσετε μαζικά.

Εάν χρησιμοποιείτε έναν client όπως το Microsoft Outlook ή το Apple Mail, είναι εύκολο να επιλέξετε μαζικά μηνύματα. Κάντε κλικ σε ένα email στα εισερχόμενά σας, κάντε scroll προς τα κάτω, πατήστε το πλήκτρο SHIFT στο πληκτρολόγιό σας και επιλέξτε ένα άλλο email. Όλα τα emails μεταξύ του πρώτου και του δεύτερου θα επιλεγούν. Μπορείτε να κάνετε “drag and drop” ή να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Archive. Όπως το εικονίδιο της δισκέτας που χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση της αποθήκευσης, υπάρχει ένα τυπικό εικονίδιο αρχειοθέτησης που μοιάζει με ένα παραδοσιακό “archive box”. Αυτό ισχύει τόσο στο Outlook όσο και στο Apple Μail για το κουμπί Archive.

Εάν χρησιμοποιείτε τον client του Outlook, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ενέργεια γρήγορου βήματος που επισημαίνει όλα τα email ως αναγνωσμένα και τα μετακινεί στο φάκελο Archive με ένα κλικ (ή συντόμευση πληκτρολογίου).

Επίσης μπορείτε πάντα να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + A (Command + A σε Mac) και αρχειοθετώντας τα. Δεν μπορούμε να σας πούμε αν αυτό είναι το σωστό, αλλά σίγουρα θα αδειάσετε το inbox σας πολύ γρήγορα.

Σε ένα web interface όπως το Gmail, μπορείτε να επιλέξετε μια σελίδα κάθε φορά κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στο επάνω μέρος της σελίδας.

Αφού επιλέξετε τα email, κάντε κλικ στην επιλογή Archive για να τα μετακινήσετε.

Δεν υπάρχει συντόμευση πληκτρολογίου για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας στο Gmail (αν και το * + a θα επιλέξει όλα τα μηνύματα στη σελίδα), αλλά όταν έχετε επιλέξει όλα τα μηνύματα στη σελίδα, θα εμφανιστεί μια γραμμή μηνυμάτων πάνω από τα μηνύματα δίνοντάς σας την επιλογή να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας.

Κάντε κλικ σε αυτό το link για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας. Η γραμμή μηνυμάτων θα αλλάξει για να σας επιτρέψει να ακυρώσετε την επιλογή.