Το Microsoft Word διευκολύνει την προσθήκη του ίδιου κειμένου σε πολλά έγγραφα. Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό για κείμενο με ειδική μορφοποίηση, το είδος του κειμένου που συχνά σπάει όταν επικολλάται σε ένα νέο έγγραφο. Τη στιγμή που θα θέλετε να αλλάξετε τις ίδιες λεπτομέρειες σε πολλά έγγραφα, δοκιμάστε να το κάνετε μέσω ενός link.
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word και εισαγάγετε το κείμενο που θα επικολλήσετε σε πολλά άλλα έγγραφα. Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε μια διεύθυνση και θα την επικολλήσουμε στο κάτω μέρος ενός νέου εγγράφου, διατηρώντας ανέπαφη τη μορφοποίηση.
Αποθηκεύστε το αρχείο για να δημιουργήσετε ένα link. Μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε οποιοδήποτε path, αλλά λάβετε υπόψη ότι εάν μετακινήσετε το αρχείο που περιέχει το κείμενο, θα πρέπει να ενημερώσετε το link. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο σώμα του εγγράφου Word και κάντε κλικ στην επιλογή “Update Link”.
Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να προσθέσετε σε ένα νέο έγγραφο και αντιγράψτε το. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε «Copy» ή απλά χρησιμοποιήστε το CTRL + C στο πληκτρολόγιό σας. Σε Mac, πατήστε Command + C.
Τοποθετήστε τον κέρσορα στο νέο έγγραφο όπου θέλετε να μεταφερθεί το “linked text”.
Από την καρτέλα Home, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος “Paste” και, στη συνέχεια, “Paste Special”.
Στο αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ στο “Paste Link” και, στη συνέχεια, επιλέξτε “Formatted Text (RTF)” από τις επιλογές. Κάντε κλικ στο “OK” για να επικολλήσετε το κείμενο.
Τώρα, εάν πρέπει να ενημερώσετε τη διεύθυνση ή να προσθέσετε έναν νέο αριθμό τηλεφώνου, για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε μόνο το κείμενο στο αρχικό έγγραφο. Μόλις ολοκληρωθεί η ενημέρωση του, θα ενημερωθούν αυτόματα και όλα τα άλλα αρχεία.
Πηγή: howtogeek.com